Приказ о формировании графика отпусков образец

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Приказ о формировании графика отпусков образец

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Приказ об утверждении графика отпусков

Приказ о формировании графика отпусков образец

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?

Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы.

Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года.

Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением.

Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ.

Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости.

Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись.

Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

Что предшествует составлению приказа?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

  • направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
  • составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
  • согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
  • получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
  • утверждение приказа руководителем компании;
  • регистрация документа в кадровом журнале;
  • ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Как составить приказ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

  • название юридического лица;
  • дату составления и номер;
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Оформление документа

  • Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
  • Далее прописывают суть распоряжения.
  • Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:

  • в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
  • во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
  • в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.

Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.

Приказ о формировании графика отпусков образец | Загранник

Приказ о формировании графика отпусков образец

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму.

Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей.

Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

Читать дальше  Получение русского гражданства для украинцев

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );

Составление приказа об утверждении графика отпусков

Приказ о формировании графика отпусков образец

Приказ об утверждении графика отпусков согласно российскому законодательству не является обязательным документом.

Несмотря на это, большинство работодателей издают его одновременно с графиком.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Глава 19 ТК РФ регламентирует обязательность предоставления работникам организации ежегодного отпуска. Чтобы не нарушать рабочий режим, а также избежать конфликта интересов работников, очередность отпусков прописывается в специальном графике.

Данное требование указано в ст. 123 ТК РФ. Работодатели могут самостоятельно разработать бланк для графика или же использовать форму №Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В ч.1 ст. 123 ТК РФ отмечается, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала следующего года, т.е. до 17 декабря текущего.

Для того, чтобы руководители отделов начали собирать информацию о планируемых отпусках, необходимо издать приказ о составлении графика отпусков. Данный документ рекомендуется издавать за месяц до конечного срока утверждения графика (т.е. 17 ноября).

Форма приказа о разработке графика четко не регламентирована, однако обязательно должны быть указаны такие данные:

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер и наименование приказа;
  • дата;
  • суть приказа;
  • указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
  • подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
  • подпись лиц, перечисленных в приказе.

Образец приказа на составление графика:

Важно: если организация создана в текущем году, составлять график отпусков не нужно! График составляется только на следующий год.

Посмотрите подробное видео о составлении графика отпусков:

Приказ об утверждении

После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно. В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.

Приказ также следует составлять, если в нем отражается информация, не указанная в графике (например, ответственные за соблюдением графика).

Важно: дата приказа об утверждении отпусков должна вписываться во временные рамки, прописанные в ст. 123 ТК РФ.

Приказ может быть составлен в произвольной форме и распечатан на официальном бланке предприятия.

В документе следует указать такую информацию:

  • дата и номер приказа;
  • наименование («Об утверждении графика отпусков»);
  • суть документа;
  • перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
  • подпись руководителя организации и ее расшифровка;
  • подпись лиц, указанных в приказе.

Пример приказа:

Приказ прикладывается непосредственно к графику отпусков.

В этой статье можно почитать о материальной помощи к отпуску.

Приказ о внесении изменений

Бывают ситуации, когда работник не может уйти в отпуск в запланированное время. В этом случае (только после согласования с работодателем!) вносятся изменения в график отпусков. Для санкционирования этих изменений издается приказ о внесении изменений в график.

Документ оформляется на официальном бланке и содержит в себе такие сведения:

  • дата и номер приказа;
  • причину переноса отпуска;
  • дату, на которую переносится отпуск;
  • ответственных за внесение изменение в график;
  • подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
  • подписи лиц, указанных в приказе, и работника, который переносит отпуск.

Пример приказа на внесение изменений:

Важно: на каждый отдельный случай переноса отпуска составляется отдельный приказ.

В случае приема сотрудника на работу или же увольнения работника разрешается не вносить изменения в график отпусков. Кроме того, не требуется издавать приказ и внесении изменений в график.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2019 – 2020 год образец

Приказ о формировании графика отпусков образец

Сегодня рассмотрим тему: “издаем приказ о составлении графика отпусков на 2019 – 2020 год образец” и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в х к статье.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).
  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется.

Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.

При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2018-2019 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).
  • указание работодателя-составителя;
  • номер и дата;
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

Инструкция оформляем приказ об утверждении графика отпусков

Приказ о формировании графика отпусков образец

В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых.

Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха.

Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:

  • Ежегодного оплачиваемого;
  • Дополнительного внеочередного;
  • Неиспользованного за прошлые рабочие года.

Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации.

Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством.

Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Чтобы составить распоряжение на согласование отпускных в расписании, можно руководствоваться общепринятой формой Т–7 или оформить правовой акт в произвольном виде. Главное, чтобы работодатель учитывал следующую информацию, которая закрепляется в 10 пунктах. Порядок оформления документа включает:

  • В первом пункте нужно написать полное название организации;
  • Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель;
  • В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника;
  • С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника. Пишется дата начала и завершения планируемых выходных. В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций;
  • Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных.

После составления акта работодатель организации должен предоставить его сотрудникам. Только после подписи всех работников правовой документ можно считать действительным

Важно помнить: согласно статье 123 ТК РФ, произвести заполнение и утверждение распоряжения о плане каникул работодатель должен не позже, чем за две недели до начала нового рабочего года

Приказ об утверждении дополнения к графику отпусков

План отпускных относится к обязательным документам компании, поэтому руководитель должен хранить правовой акт в течение года. Подготовка документа к утверждению осуществляется согласно дополнительной информации, которая может возникнуть в случае отмены или изменения даты отпуска.

Если работник хочет изменить период отдыха, он должен написать заявление. Внести правки работодатель может только при наличии уважительного основания.

Если ситуация входит в список причин, по которым сотрудник может поменять дату отдыха, начальник издает распоряжение о внесении дополнения в расписание каникул для сотрудников.

Когда новый работник приходит в организацию после заполнения и утверждения акта о расписании каникул, руководитель может приложить дополнительный документ к основному.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Чтобы правильно составить приказ о расписании выходных, нужно составить акт юридически грамотно. Стоит отметить, что прежде чем отправить документ на издание приказа, осуществляется проверка членами профсоюзного отдела на наличие ошибок и несоответствий ТК РФ. Если есть несоответствия — утверждение расписания не происходит.

Приказ в ДОУ об утверждении графика отпусков на 2018 год

Правовое распоряжение в ДОУ о составлении распорядка выходных является типовым. Изменяются, в основном, реквизиты.

Приказ об утверждении графика отпусков в школе

Пример приказа об оформлении расписания отдыха для руководства школы заполняется по стандартной форме.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год.

Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя.

Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год.

При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Порядок составления приказа

Когда график отпусков разработан, его нужно ввести в действие, то есть сделать этот документ юридически значимым.

Ввести его можно несколькими методами: путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» и личных данных директора с проставлением даты ввода, либо путем оформления дополнительного приказа.

Для этого нужно составить распоряжение руководителя в письменном виде. Составлением приказа занимается либо кадровая служба, либо отдел делопроизводства компании.

Приказ может составляться в произвольной форме на фирменном бланке, но в него обязательно надо включать необходимые реквизиты. Сам график идет в качестве приложения к приказу, который его вводит в действие.

Так как для графика существует строго установленный крайний срок, то он распространяется и на само распоряжение руководителя. Его также следует зарегистрировать в книге приказов, присвоив ему номер.

Поэтому на приказе должна стоять дата не позже 17 декабря. После подписания распоряжения его реквизиты должны быть утверждающим грифом отражены на самом графике отпусков. Здесь обязательно указывается «УТВЕРЖДЕНО», наименование, номер, дата приказа, которым график вводится в действие.

Важно! С приказом нужно ознакомить только ответственных лиц, которые в нем обозначены. График же отпусков, идущий в качестве приложения к нему, должен увидеть каждый сотрудник, и в подтверждение поставить свою визу.. Приказ подшивается вместе с другими распоряжениями

График отпусков помещается в открытый доступ. Как правило, его передают в кадровую службу. Здесь каждый работник может подойти и узнать когда в текущем году он идет в отпуск

Приказ подшивается вместе с другими распоряжениями. График отпусков помещается в открытый доступ. Как правило, его передают в кадровую службу. Здесь каждый работник может подойти и узнать когда в текущем году он идет в отпуск.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков должен соблюдаться всеми сторонами, но так как он имеет достаточно длительный характер, то периодически в него по самым различным причинам приходится вносить изменения.

Часто такая необходимость возникает в связи с приемом и увольнением работников, периодами наступления временной нетрудоспособности, возникновением производственной необходимости.

Если изменения в графике инициируются сотрудниками компании, то им надо на имя руководства составить заявление и приложить к нему подтверждающие документы, в силу которых будет происходить изменения графика отпусков.

Внимание! Когда же изменения в график отпусков происходит со стороны администрации организации, то ответственным лицам на это необходимо обязательно получить согласие письменно сотрудника, а далее издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Руководству компании следует помнить, что даже если отпуск работника был перенесен, то оно все рано должно производить уведомление его за 14 дней до начала отпуска.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.